Eind 2024 is, in samenwerking met Kitty Glazenburg, beweegmakelaar bij Sportservice Apeldoorn, een webinar gehouden over het gebruik van Vitality CMS in haar dagelijkse praktijk.
Kitty demonstreert hier haar dagelijkse workflow in Vitality, en toont hoe hieruit statistiek is te tonen.
Het webinar terugkijken
Om privacyredenen is de video beschermd met een wachtwoord. Indien u interesse heeft in het terugkijken van het webinar, kunt u contact met ons opnemen. We sturen u dan een link waar u de video kunt terugkijken.
Gestelde vragen
Er was na het webinar de mogelijkheid tot het stellen van vragen. Omwille van de privacy van de deelnemers, zijn deze hier tekstueel uitgewerkt:
Het lijstje wat je liet zien, lijkt wel op mijn Excel lijst. Daar heb ik aan toegevoegd in welke fase een persoon zit. Bijvoorbeeld, intake, proefles, lid geworden, etc. Zo hou ik overzicht, ook voor de opvolging. Hoe hou je dat bij in dit overzicht?
Kitty: Bij mij komt dat automatisch in het overzicht, als het rood wordt. Hier zie je het proces.
(Spraak van de vraagsteller verwijderd, vervangen door ondertiteling):
Jij had het bij de bijeenkomst van beweegmakelaars ook over dat je de tijd registreert. Hoe lang je bezig bent met een contact. Want nu zie ik dat je vastlegt dat je telefonisch contact hebt, maar met de één zit je vijf minuten te bellen, met de ander misschien wel een half uur. Registreer je dat ook?
Kitty: Nog niet, maar dat willen we wel gaan doen. Want op sommige dagen hebben we alleen een adviesgesprek, in plaats van dat we een traject starten.
Erik: Je zou dan bij elk contactmoment een vrij veld, of een keuzemenu kunnen toevoegen met een tijdsindicatie.
Kitty: Dat is wel interessant, dan kan je al die minuten bij elkaar tellen, en dan krijg je nog weer een ander beeld in de statistiek.
En jij zei even een adviesgesprek? Want in principe gaan we hier uit van wat is iemand gaan doen, een adviesgesprek is één keer iemand spreken en die zegt dan ik red me er wel mee.
Die zie ik ook heel veel, ik heb als wijkmakelaar niet die herhaalmomenten die beweegmakelaars wel hebben. Dan is het mooi als je dan niet onbekend hebt staan, maar aangeeft dat dit een adviesgesprek is.
Kitty: Helemaal eens, dat onbekend is niet bevredigend. In ons geval komt de onbekend van de opstartfase, waarin we dit nog niet vastlegden. Als je dat vanaf de start meteen vastlegt, en je voegt adviesgesprek toe, dan heb je dat niet en komt er altijd iets uit.
Registreer jij in dit systeem ook ander contact? Bijvoorbeeld ik als wijkmakelaar zit veel bij netwerkbijeenkomsten, om mijn rol bekend te maken, en ik spreek veel met professionals uit de wijken.
Kan je dat ook registreren in dit systeem? Want dat is natuurlijk niet direct contact met een inwoner.
Kitty: Dat zou een keuze zijn, ja, zeker. Alles kan er in.
Erik: Dat is een goede, het systeem werkt op basis van contactmomenten met een specifiek persoon. In uitzonderlijke gevallen zou je, voor bijvoorbeeld een open sportdag, een persoon toe kunnen voegen. Dan kan je voor dit soort dagen, daar een contactmoment toevoegen zodat dit wordt geregistreerd maar er geen persoonsgegevens worden ingevoerd. Sportservice Apeldoorn test echter ook met een dashboard volledig ingericht op deze toepassing. Het verwerkt dan geen gegevens van personen, maar van bijeenkomsten of evenementen. Welke gegevens worden vastgelegd is dan volledig instelbaar.
Ik ben benieuwd of je dit systeem ook kan gebruiken als verenigingsondersteuner. Ik ben als verenigingsondersteuner net als de beweegmakelaars op zoek naar een systeem waarin ik het contact bij kan houden.
Kitty: Ja, ook onze verenigingsondersteuners hebben inmiddels hun eigen dashboard. Daar staan alle verenigingen in, en dan worden daar de contactmomenten mee bijgehouden.
Onze leefstijlmakelaar overigens ook, die heeft weer eigen wensen en heeft daarvoor een dashboard. Die wil bijvoorbeeld doorverwijzen, en heeft heel specifieke contactmomenten op bepaalde termijnen.
Je gaf aan dat je die sporten kan aanvinken. Kan je dan ook bijhouden welke sportaanbieder, of doe je dat dan meer in de contactmomenten? Want in Apeldoorn zijn er bijvoorbeeld 50+ sportscholen, je wil dan aangeven welke?
Kitty: Wij registreren alleen sporten, maar je kan alle mogelijkheden invoeren. Als je aanbieders los wil invoeren, dan kan je dat zelf doen.
Erik: Als je al een grote lijst hebt, dan kan je dat ook in 1x invoeren. Een andere optie is, in plaats van een vinkjestabel, een invoerveld waarin je een aantal tekens invoert en dan een passende lijst krijgt.
Kan je hem ook op je telefoon gebruiken?
Erik: Een heel goede vraag, dat kan uiteraard, maar wordt op dit moment nog niet afgenomen. De standaard lay-out is gemaakt voor een groot scherm. Er is nog geen vraag geweest naar een mobiele versie; het is volledig mogelijk maar die opzet zou ik samen met een klant willen maken zodat het voldoet aan de wensen. Belangrijk is dan bepalen wat je op je telefoon wil zien.
Krijg je een agenda melding, voor contactmomenten?
Erik: Je hebt verschillende mogelijkheden, je kan wekelijks of dagelijks een mail krijgen met het aantal personen dat een aankomend contactmoment heeft.
De teamleider of manager kan er bijvoorbeeld ook voor kiezen om een wekelijks mailtje ontvangen om het overzicht te houden op de caseload van de beweegmakelaars, zonder dat deze zelf in hoeft te loggen in het Dashboard.
Wat daarnaast een mogelijkheid is, een individuele keuze, is dat je een mail met agenda-uitnodiging ontvangt wanneer je een volgend contactmoment aanmaakt. Die kan je dan in je agenda zetten door de uitnodiging te accepteren, bijvoorbeeld in Outlook.
Wat zijn de kosten? En hoe lang duurt het implementeren?
Erik: Het systeem heeft vaste jaarlijkse kosten, afhankelijk van de gekozen opties. De standaard opzet kost €2150 excl btw per jaar. Daarnaast zijn er doorgaans opstartkosten, die af hangen van de hoeveelheid maatwerk. Hieronder valt bijvoorbeeld het importeren van bestaande gegevens zodat je direct verder kan met het Dashboard. Implementatie duurt doorgaans rond de twee weken, om van testopzet naar gebruiksklaar Dashboard te komen.
Is een demo mogelijk?
Erik: Zeker, in korte tijd is een test omgeving op te zetten, zodat je zelf kan inloggen werken met het Vitality Dashboard om eens te zien hoe het werkt en hoe je het ingesteld zou willen hebben. Dit is uiteraard zonder verdere verplichtingen.
Kan je voor een collega een actie in het Dashboard zetten?
Erik: Dat kan. Afhankelijk van de instellingen van je Dashboard, kan iedere persoon in het Dashboard gedeeld zijn onder alle gebruikers, maar elke persoon kan ook een ‘eigenaar’ hebben. Bijvoorbeeld de beweegmakelaar die primair het contact onderhoudt.
In beide gevallen is het ook voor een andere beweegmakelaar mogelijk de contactmomenten in te zien en een volgend contactmoment aan te maken. Het Dashboard heeft daarnaast een berichtensysteem, zodat je elkaar een bericht kan sturen.
Hoe verloopt contact voor aanpassingen?
Erik: Bij kleinere organisaties, verloopt dat direct van de gebruiker(s) naar een vast persoon bij Vitality. Dat kan via het berichtsysteem in het Dashboard maar uiteraard ook gewoon per Whatsapp, telefoon of email. Bij grotere organisaties, wijzen we een aantal superusers aan. Superusers hebben wat meer instelmogelijkheden, en als die verdere ondersteuning nodig hebben, nemen ze contact op met hun contact bij Vitality.
Is de bewaartermijn instelbaar? Wij hebben bijvoorbeeld na anderhalf jaar toch nog weer een contact. Kan ik die dan weer terug vinden?
Erik: Als de persoon gearchiveerd is, dan kunnen de persoonsgegevens niet meer worden terug gehaald. Om die reden is de termijn instelbaar. Indien jullie trajecten een bepaalde lengte hebben, dan is dat een onderbouwing, binnen de AVG, van het aanhouden van die termijn met een buffer. De keuze is aan de organisatie, en met de juiste onderbouwing is de bewaartermijn geen belemmering voor het gebruik.
Indien een persoon niet akkoord gaat met het bewaren, of gegevens wil wissen, kan dat?
Erik: Een persoon kan inderdaad handmatig worden gearchiveerd; statistiek blijft dan bewaard maar persoonsgegevens worden gewist conform AVG. Indien de statistische gegevens ook niet hoeven te worden bewaard, kan de persoon ook volledig uit het systeem gewist worden.
Voor wat betreft AVG, zijn er nog aanvullende voorwaarden?
Erik: Een gegevensverwerkingsovereenkomst wordt opgesteld bij afname van de dienst, en is ook vanuit het Dashboard in te zien. Gegevens worden overigens in Nederland opgeslagen; voor sommige organisaties is dat een eis.
Wij zijn met meerdere gemeentes, moet iedere gemeente dan een apart Dashboard aanschaffen?
Erik: Eén dashboard kan gegevens van meerdere gemeentes verwerken. De standaard tarieven zijn op basis van fair use; om de werkdruk op zowel de ondersteuners bij Vitality, als ook het onderliggende systeem te beperken.
Dus hier zal afhankelijk van het aantal inwoners en beheerders, een maatwerk offerte op worden gemaakt. Het standaard pakket gaat uit van 10 accounts (bijvoorbeeld Beweegmakelaars), en een voor een gemeente gemiddelde caseload aan inwoners.
Overigens wikkelen we het in overleg af als dit overschreden wordt, uiteraard wordt toegang tot het systeem niet zomaar geblokkeerd.